Hata     : Şablon - Excel Uyuşmazlığı Parametre Hatası

Nedeni :  Araçlar > Seçenekler > Program ve Fiş Gruplandırma penceresinde yer alan Şablon Değişikliğinde Hata Verme seçili olmadığında bu uyarı geliyor.

Çözüm : Bu hata alındığında Araçlar > Seçenekler > Program ve Fiş Gruplandırma penceresinde yer alan Şablon Değişikliğinde Hata Verme seçilir ardından Kaydet butonu ile kayıt işlemi tamamlanır.

Hata     : Lütfen excel sayfasını seçiniz.

Nedeni :  Excel sayfa sekmesi birden çok olduğunda mutlaka uygun olanı seçilmelidir. Seçilmediğinde bu uyarı gelir.

Çözüm : Bu hata alındığında Fatura Dönüştürücü penceresindeki Veri Hangi Sayfada? listesinden uygun olan excel sayfa sekmesi seçilmelidir.

Hata     : Şablon - Excel Uyuşmazlığı Sütun Uyuşmazlığı Hatası

Nedeni :  Şablon ve Excel uyuşmazlığında bu uyarıyı verir

Çözüm : Bu hata alındığında bir önceki ay aktarım yapılan excel ile dönüştürülmeye çalışan excel sütunları kontrol edilir. Sütun isimleri veya yer değişikliği olduğu durumlarda bu uyarı alınmaktadır. 

Hata     :  Dosya biçimi veya dosya uzantısı geçerli olmadığından Excel dosyasını açamıyor.

Nedeni :  Dosya formatı hatası olduğunda bu uyarıyı verir

Çözüm : Bu hata alındığında Excel fatura listesi dosyası açılır. Excel > Dosya > Farklı Kaydet yapılır açılan pencereden Kayıt türü : Excel Çalışma Kitabı olarak seçilerek Kaydet butonuna tıklanır.

Hata     :  Dosya biçimi veya dosya uzantısı geçerli olmadığından Excel dosyasını açamıyor.

Nedeni :  Dosya formatı hatası olduğunda bu uyarıyı verir

Çözüm : Bu hata alındığında Excel fatura listesi dosyası açılır. Excel > Dosya > Farklı Kaydet yapılır açılan pencereden Kayıt türü : Excel Çalışma Kitabı olarak seçilerek Kaydet butonuna tıklanır.

Hata     :  Şablon - Excel Uyuşmazlığı Satır Uyuşmazlığı Hatası

Nedeni :  Excel ile önceki oluşturulan şablon arasında sütun farklı olduğunda buna benzer hata verir

Çözüm : Bu hata alındığında bir önceki ay aktarım yapılan excel ile dönüştürülmeye çalışan excel sütunları kontrol edilir. Sütun isimleri veya yer değişikliği olduğu durumlarda bu uyarı alınmaktadır. 

Orka Bilonço Programınızı başlatıp, Kayıt/Rapor menüsünde yer alan Hesap Planı bölümüne giriş yapın aşağıdaki pencere (1) açılacaktır.

Ardından ALT+F8 tuşlarına başarak aşağıdaki ekran açılacaktır(2).

Açılan bu pencereden EXCEL/Open Ofis Otomatik Seç kısmı seçilerek hesap planının Excel dosyasına aktarılımı sağlanmaktadır. (3)

Excel'e aktarılan hesap planının Fatura Çevirici programına tanımı için, Fatura Çevirici programını çalıştırıp Araçlar > Seçenekler > Eta-Orka-Zirve Hesap Planı tanımlama sekmesine tıklayıp aşağıdaki pencerenin açılması sağlanır(4). 

Tanımalama yapılırken excel deki sütun ve satır bilgisinden yararlanılır.  Tanımlama içerikleri tamamlandıktan sonra KAYDET yapılır. Ardından Fatura Çevirici menüsüne giriş yaparak Orka Hesap Planı Göster seçeneği seçilir(5). 

Açılan pencereden tanımlama doğru yapılmışsa Dosya bölümünde dosya adı ve uzantısı aşağıdaki gibi gelecektir(6).Eğer dosya adı resimdeki gibi çıkmıyorsa 4 adımdaki alanları kontrol etmelisiniz.

Orka Hesap planının da koda veya isme göre filtre uygulamak (7).

Hesap Planımdan Güncelleme yapmak, Tanımlama yapılan hesap planına göre cari hesap kodu getirmek için 4 seçenek yer almaktadır.

1. Standart Eşleştirme : Paket program ile Excel'de yer alan Cari Hesap Unvanları aynı ise bu eşleştirme yöntemi kullanılır. 
2. Akıllı Eşleştirme - İlk Kelimeye Göre : Excel'de yer alan Cari Hesap Unvanının ilk kelimenin tamamını ikinci kelimenin ilk üç karakterini işleme alarak eşleştirme yapar. Örneğin Excel'de Ahmet Gündoğdu adında bir cari unvan var paket programımızda  da Ahmet Günseli, Ahmet Gündüz, Ahmet Gündoğdu ve Ahmet Gündoğar olsun bu eşleştirmeyi seçtiğimizde ekrana bu dört unvanıda getirir ve seçim yapmamızı ister. Standart eşleştirme olduğunda otomatik olarak Ahmet Gündoğdu gelirdi. Bu örneğe bakarsak sadece bir eşleştirme değil bir den çok eşleştirme yöntemini aynı anda denemeliyiz.
3. Akıllı Eşleştirme - Gözardı Kelimelere Göre : Bu eşleştirme yöntemiye Araçlar >Akıllı Cari Kod Bulma - Gözardı Kelimeler tanımlama ekranında unvana ait bazı kısaltmaları devre dışı bırakıp eşleştirme yapmayı sağlamak. Örnek olarak Yılmaz Gıda San.Tic.Ltd.Şti. olark kayıtlı olan unvanın San.Tic.Ltd.Şti. kısmını gözardı kelimelere kayıt edildiğinde eşleştirme de bu kelimelere dikkat ederek arama gerçekleştirilir.
4. Tc No/ Vergi No ile Eşleştirme : Şimdilik bu özellik sadece Gms.Net programında aktif olarak kullanılmaktadır. Burada Excel de yer alan Tc No / Vergi no bilgisini kullanarak cari hesap kodunu getirir.

Hesap Planımdan Güncelle > Standart Eşleştirme > Orka (8)

Tanımlanmış hesap planı dosyasını kontrol ekranı (9).

Son olarak Cari Hesap Unvana karşılık gelen Cari Hesap Kodunu ekrana yazması (10)

Orka Hesap planın Fatura Çevirici programına tanımlamasını 10 adımda göstermeye çalıştık. Sorularınızı [email protected] mail adresine yazabilir veya 0362 333 35 11 numaralı telefondan detaylı bilgi alabilirsiniz.

'Araçlar' mesününde 'Seçenekeler'e tıklayın. Açılan Pencerede 'Fiş Gruplandırma' bölümünde Günlük, 5 Günlük, 7 Günlük, 10 Günlük, Aylık ve Fatura No (Her fatura için ayrı fiş) seçeneklerinden birisini işaretleyip kaydedin.

Aşağıda gösterildiği gibi Fiş Gruplandırma seçeneğini kullanarak;

1- Muhasebe fişinizi Günlük oluşturabilirsiniz.

2-Muhasebe fişinizi 5 Günlük oluşturabilirsiniz.

3-Muhasebe fişinizi 10 Günlük oluşturabilirsiniz. Yani bir aylık veriyi 3 fiş yapar.

4-Muhasebe fişinizi 10 Günlük ve 31 Ayrı Gün seçerek veriyi 4 fiş haline getirebilirsiniz.

5-Muhasebe fişinizi Aylık oluşturarak tek fiş haline getirebilirsiniz.

6-Muhasebe fişinize Fatura No (Her Fatura için ayrı fiş) oluşturabilirsiniz.

7-Fiş Sıralama alanını kullanarak Fatura Tarihi'nden sonra istenilen alana göre sıralama yapabilirsiniz.

Bu hatanın sebebi aktarım yapmaya çalıştığınız firmadaki hesap planı ile ( 600 , 391, 153 ve 191 ana ve alt hesapları) fatura çeviricide belirtmiş olduğunuz hesap kodlarının birbiriyle uyumlu olmamasıdır . Excel Fatura Listesini Fatura Çevirici ‘ye yükledikten sonra “Aktarım Seçenekleri ” ekranında Hesaplanan Kdv,Yurtiçi Satışlar , İndirilecek Kdv, Mal Alışlara ilişkin hesap kodlarını göreceksiniz. Bu hesap kodlarını Luca’da aktarım yapmak istediğiniz şirketin ve dönemin hesap planına gore düzenleyiniz.

Fatura Çevirici’deki ‘Araçlar’ menüsünde ‘Seçenekler’ e tıklayın . Açılan Pencerede ‘Yazdırma Seçenekleri’ kısmından ‘Ba/Bs İşaretle’ çekini işaretleyin . Daha sonra ‘Cari Hesap Kodunu Kullan’ veya ‘Ba/Bs Cari Kodunu Kullan’ seçeneklerinden size uygun olanı işaretleyip kaydedin.

Fatura Çevirici’deki ‘Araçlar’ menüsünde ‘Seçenekler’ e tıklayın . Açılan Pencerede ‘Fiş tarihi gruplandırma’ kısmından günlük , 5 günlük ,10 günlük veya aylık seçeneklerinden birinin işaretleyip kaydedin.

Cari Hesap Kodlarını girmek için Fatura Çevirici’de 3 yol vardır.

a.  Fatura Çevirici menüsünün altındaki “Luca Hesap Planını Göster” e tıklayınız. Açılan pencerede İlgili şirket ve dönemi seçip hesap planınızı yükleyiniz. “Filtre” kısmında 120 veya 320 hesapları filtreleyip , Fatura Listesi penceresindeki “Cari Hesap Kod” alanını hesap planınıza bakarak manuel güncelleyebilirsiniz. 

b.   Fatura Listesinin hemen üstünde yer alan “Toplu Cari Hesap Kodu Gir” kısmından toplu olarak cari hesap kodlarını güncelleyebilirsiniz. Kutucuğa yazmış olduğunuz hesap kodunu var olan cari hesap kodlarının önüne,sonuna veya üzerine yazabilirsiniz.
Örnek - 1: Cari Hesap Kodunda ‘320.01’ yazdığını varsayalım. Toplu Cari Hesap Kodu Gir’deki kutucuğa S01. Yazıp ‘Sonuna’ yı işaretleyip güncelle derseniz , cari kodunu ‘320.01.S01’ olarak güncelleyecektir. 
Önemli Not : Şayet ‘320.01.S01’ hesabı Luca’daki hesap planınızda yoksa programınız hata verebilir mutlaka bu kodun varlığından emin olun.
Örnek -2 : Toplu Cari Hesap Kodu Gir’deki kutucuğa ‘320.01.S01’ yazıp ‘Üzerine’ yi işaretleyip güncelleye tıklarsanız, fatura listesindeki tüm cari kodlar 320.01.S01 olarak değişecektir.

c.    Fatura Listesinin hemen üstünde yer alan ‘Cari Kod İşlemleri ’ kısmından ‘Hesap Planından Güncelle’ butonuna tıklayınız. Buradan ,

       1. Standart Eşleştirme : Fatura Çeviri'de yer alan Cari Hesap Unvanı ile Muhasebe programında yer alan Cari Hesap Unvanı aynı olduğunda eşleştirme yapabilir.

       2. Akıllı Eşleştirme - İlk Kelimeye göre : Fatura Çevirici'de yer alan Cari Hesap Unvanı ile Muhasebe programında yer alan Cari Hesap Unvanının ilk kelimesi aynı ikinci kelimenin ilk 3(üç) karakterine bakarak eşleştirme yapar.

       3. Akıllı Eşleştirme - Gözardı Kelimelere göre : Fatura Çevirici'de yer alan Cari Hesap Unvanı ile Muhasebe programında yer alan Cari Hesap Unvanındaki Örnek, Tic, San, vb. kısa unvanları belirterek eşleştirme de bunların dikkate alınmaması sağlanabilir. Bu özelliğin kullanılabilmesi için:  Araçlar Menüsü > Akıllı Cari Kod Bulma - Gözardı Kelimeler penceresi açılarak gözardı kelimeleri kaydetmemiz gerekmektedir.

İlgili programı seçerek; hesap planınlarıyla birebir aynı olarak açılmış hesaplarınız varsa , o hesapları kodu cari hesap kodu kısmına otomatik olarak işaretlenecektir.
Önemli Not: Bu işlemin düzgün sonuç verebilmesi için programınızdaki  Cari Hesap Unvanı’nın aynı girilmiş olması gerekir. Örneğin Fatura listenizdekicari hesap unvanı Ahmet Güneş olsun, programınızdaki cari hesap planını da da Ahmet Gündoğdu, Ahmet Gündüz, Ahmet Güneş ve Ahmet Günebakan olsun. Buradaki eşleştirme için önerilen standart eşleştirmedir.